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Nous mettons de l'ordre dans les journaux

S'il y a peu de documents, ils concernent une sphèreapplication, ils doivent mettre tout en un seul endroit, de préférence dans un dossier. Mais, en règle générale, un dossier ne suffit pas, il devrait y en avoir plusieurs. Par exemple, un dossier avec les documents constitutifs de l'entreprise, pour les lettres, pour les contrats avec les fournisseurs, etc. Avec l'expansion de l'entreprise, le nombre de dossiers augmente. Vous pouvez avoir besoin de plus d'une, mais plusieurs étagères pour eux. Et puis il y a des employés qui auront leur propre flux de travail et leurs dossiers. Autrement dit, la première règle de l'ordre est la décomposition des documents sur des dossiers thématiques, qui devrait être sur n'importe quelle étagère. Maintenant, l'industrie produit des plateaux horizontaux et verticaux. Ils sont très pratiques, prennent peu de place, s'adaptent bien sur la table et vous permettent d'avoir à portée de main tous les documents de base et souvent utilisés, sans avoir besoin d'acheter de nouveaux meubles.

Registre

Si vous avez beaucoup de documents, vous pouvez faire pour euxun registre spécial (journal d'enregistrement) ou plusieurs. Par exemple, les journaux de la documentation entrante et sortante. Ils comprennent la date d'enregistrement et le numéro entrant (sortant) du document, son bref contenu et / ou titre et où le document est envoyé (à quel département, à quel fonctionnaire a été remis, à quel dossier il est posé, etc.). Pour une partie ou la totalité des dossiers, s'il existe de nombreux documents et de nombreux dossiers similaires (implicitement), vous devrez peut-être enregistrer les documents dans chaque dossier, c'est-à-dire leur liste intégrée ou attachée au milieu du dossier. Chaque document peut se voir attribuer un numéro (s'il n'existait pas auparavant) ou le vôtre. Ensuite, vous n'aurez plus besoin de faire défiler tous les documents, mais regardez leur liste, puis prenez le nombre requis: placez les documents dans les dossiers, plateaux et étagères appropriés, démarrez-les à temps, et vous trouverez rapidement et facilement tout.

Nous maintenons l'ordre sur le lieu de travail

Le lieu de travail doit être maintenu dans l'ordre. Essayez de nettoyer votre table tous les jours ou au moins une fois tous les quelques jours. Vous pouvez toujours laisser les documents dont vous avez besoin sur la table, le reste vous pouvez organiser sur des dossiers, sur des plateaux et des étagères, et si quelqu'un l'a pris, le retourner. Seulement si vous le donnez, il vaut mieux se souvenir de qui ou même écrire. Et enfin. Une personne dont les documents sont toujours en place peut facilement être trouvée et présentée à temps, toujours en règle avec les autorités. Nous vous souhaitons cela de tout votre cœur.