Comment postuler pour l'archivage
Comment postuler pour l'archivage
Exécution de documents pour archivageest effectuée après la fin de l'année. Ainsi, les documents sont préparés pour le stockage en relation avec les règles établies. En fonction des conditions de stockage, ainsi que de la valeur des documents, les dossiers sont entièrement élaborés ou par un système simplifié.
Instructions
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Faire une nomenclature des cas pour les documentsstockage temporaire (jusqu'à 10 ans inclus). Vérifiez l'exactitude de la formation du boîtier (s'il n'y a pas de documents avec une durée de conservation permanente). Les offres partent sur les dossiers, elles doivent être systématisées selon la nomenclature des cas et leur numérotation n'est pas requise. Dans les archives de l'affaire, ils sont cédés selon la nomenclature des cas.
2
Pour le stockage à long terme (plus de 10ans) est réalisée: 1. Les cas de reliures (classés dans un dossier dur ou une couverture avec un fil fort dans quatre piqûres ou peuvent être entrelacés) .2. Numérotation des feuilles (elle est réalisée par un crayon de graphite noir dans le coin supérieur droit, sans toucher au texte du document) .3. Dresser une inscription verbatim (préciser combien de feuilles sont liées, s'il y a des dommages, signe et date) .4. Dresser un inventaire interne des documents (pour les affaires avec des documents particulièrement précieux, les affaires personnelles, judiciaires et d'investigation, etc.). À la fin de l'inventaire, indiquez le nombre de documents dans l'affaire et le nombre de feuilles dans l'inventaire. Enregistrement de tous les détails de la couverture de l'affaire (nom de l'institution, subdivision structurelle, dossier de l'affaire, titre de l'affaire, période de stockage de l'affaire.
3
Sur les documents de permanence ou à long termepériode de stockage, faire un inventaire. Il devrait inclure un numéro de dossier individuel, et également divulguer son contenu et sa composition dans le titre de l'affaire. L'inventaire doit également indiquer la période de stockage de l'affaire. Indiquez le nombre de cas et le numéro du premier et dernier cas, signe et date. Pour les cas individuels, un inventaire séparé est établi.
4
Remettez les fichiers préparés à l'archive. Un employé des archives en votre présence vérifiera le nombre de cas sur la nomenclature ou l'inventaire, fera une inscription de vérification, marquera le nombre de cas absents, mettra la date d'acceptation et le transfert des cas. L'inventaire doit être scellé avec la signature des personnes qui ont procédé à l'acceptation et au transfert des affaires.
